Algemene Voorwaarden

1 Definities & Toepasselijkheid

In deze Algemene Voorwaarden worden de volgende definities gehanteerd:

• PairForm: De dienstverlener, gespecialiseerd in AI-automatisering en procesoptimalisatie, gevestigd te Nederland.
• Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met PairForm.
• Diensten: Alle werkzaamheden op het gebied van IT-automatisering, Artificial Intelligence (AI), workflow-optimalisatie en gerelateerde consultancy.
• Overeenkomst: Elke afspraak tussen PairForm en Opdrachtgever, inclusief offertes, projectvoorstellen en dienstverleningscontracten.

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten van PairForm, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2 Onze Dienstverlening

PairForm levert diensten op het gebied van:

• ROI-analyse & Strategisch advies: Grondige doorlichting van bedrijfsprocessen met concrete ROI-berekening per automatiseringsmogelijkheid.
• Workflow Automatisering: Elimineren van handmatig werk en menselijke fouten met gemiddeld 80% tijdsbesparing.
• Maatwerk Software & Integraties: Bouwen van koppelingen tussen systemen en stroomlijnen van dataflows.
• AI-enabled Tooling & Bots: Intelligente automatisering die beslissingen ondersteurt en complexe taken autonoom uitvoert.

3 Projectfasen & Werkwijze

Onze projecten verlopen volgens een bewezen methodologie:

• Fase 1 - Onboarding & Audit: Verzamelen van toegangsrechten en grondige analyse van huidige processen.
• Fase 2 - Ontwikkeling & Alpha-versie: Bouwen van de automatisering in een veilige testomgeving (sandbox).
• Fase 3 - Testen & Feedback: User Acceptance Testing waarbij de Opdrachtgever de oplossing test en feedback geeft.
• Fase 4 - Livegang & Monitoring: Implementatie in de productieomgeving met intensieve monitoring gedurende de eerste 14 dagen.
• Fase 5 - Beheer & Optimalisatie: Langdurige samenwerking voor continue verbetering en onderhoud.

4 Intellectueel Eigendom

De rechten rondom intellectueel eigendom zijn als volgt geregeld:

• Alle rechten van intellectueel eigendom op ontwikkelde materialen, waaronder softwarecode, algoritmen, scripts, custom prompts, configuraties en documentatie, berusten uitsluitend bij PairForm.
• Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de opgeleverde automatiseringen ten behoeve van de eigen bedrijfsvoering.
• Het is verboden om door PairForm ontwikkelde logica, broncode of prompts te verveelvoudigen, openbaar te maken, te sub-licentiëren of commercieel te exploiteren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

5 Data, Privacy & AVG

PairForm neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus:

• Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die door automatiseringen worden verwerkt en garandeert over de vereiste toestemmingen te beschikken.
• Bij verwerking van persoonsgegevens wordt een separate Verwerkersovereenkomst ondertekend conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• PairForm configureert waar mogelijk privacy-instellingen zoals 'zero data retention' bij externe AI-diensten.
• Wachtwoorden en inloggegevens worden uitsluitend gedeeld via beveiligde methodes (wachtwoordmanagers, Privnote, of video calls).

Zie ook ons Privacy- & Cookiebeleid voor uitgebreide informatie.

6 Betalingsvoorwaarden

Voor projecten hanteren wij het volgende facturatieschema:

• 50% bij opdracht: Betaling direct na ondertekening voor start van het project.
• 50% bij oplevering: Betaling na succesvolle afronding van de testfase en User Acceptance Testing.

De standaard betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum. Bij onderhoudspakketten geldt maandelijkse of jaarlijkse vooruitbetaling.

7 Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van PairForm is als volgt begrensd:

• De totale aansprakelijkheid wegens toerekenbare tekortkoming is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die specifieke opdracht bedongen prijs (exclusief BTW).
• PairForm is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van data of schade door bedrijfsstagnatie.
• PairForm aanvaardt geen aansprakelijkheid voor onjuiste output ("hallucinaties") gegenereerd door AI-modellen.
• PairForm is niet aansprakelijk voor storingen veroorzaakt door wijzigingen in API's, prijswijzigingen of het stopzetten van diensten door derden (zoals OpenAI, Anthropic of Google).

8 Geheimhouding

Beide partijen verplichten zich tot strikte geheimhouding:

• Alle vertrouwelijke informatie die in het kader van de overeenkomst wordt uitgewisseld, wordt vertrouwelijk behandeld.
• Informatie geldt als vertrouwelijk indien dit is medegedeeld of redelijkerwijs voortvloeit uit de aard van de informatie.
• Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

9 Duur & Opzegging

Afspraken omtrent de looptijd van overeenkomsten:

• Projectovereenkomsten worden aangegaan voor de duur van het project zoals beschreven in de offerte.
• Tussentijdse opzegging is mogelijk met een schriftelijke opzegtermijn van 30 dagen.
• Bij opzegging worden alle reeds uitgevoerde uren en gemaakte kosten door Opdrachtgever vergoed.
• Onderhoudspakketten kunnen maandelijks worden opgezegd met een opzegtermijn van 30 dagen.

10 Klantenportaal & Communicatie

PairForm biedt een professioneel klantenportaal voor projectmanagement:

• Via het portaal heeft u inzicht in de projectstatus, documentatie, en technische logboeken.
• Feedback en issues kunnen direct via de Issue Tracker worden gemeld.
• Maandelijkse prestatierapportages worden gedeeld met inzicht in ROI, bespaarde uren en technische optimalisaties.
• Reguliere updates verlopen via het afgesproken communicatiekanaal (Slack, WhatsApp, e-mail).

11 Toepasselijk Recht & Geschillen

Op alle overeenkomsten met PairForm geldt:

• Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
• Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar PairForm is gevestigd.
• Partijen zullen eerst trachten geschillen in onderling overleg op te lossen.